As 8 etapas do ciclo de vida de um contrato de TI – Parte II

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Categoria: Artigos

Criado: Sábado, 15 Setembro 2018 19:04

Escrito por Reges Bronzatti

Se a organização executou com profissionalismo as etapas de planejamento da aquisição e a ida a mercado para obter os melhores candidatos e as melhores soluções tecnológicas que são aderentes a sua necessidade, no tamanho possível do seu investimento e que são capazes de entregar os benefícios esperados, chegou a hora crucial de partir para a terceira fase do ciclo de gestão de contratos de tecnologia que é a negociação, ou o momento da escolha ( seja do fornecedor, do serviço ou da solução desejada).

Um erro basilar de quem adquire soluções de elevada complexidade técnica ,como a área de TI, é delegar esta etapa, exclusivamente a área de suprimentos ou compras, ou até mesmo terceirizar, por completo, todo o processo através de portais “especializados” de supply chain. Voçê pode até obter o melhor preço, mas não terá nada que garanta que a proposta de melhor preço atenderá os seus objetivos definidos no plano de aquisição. É quase a mesma crítica aos editais públicos que não adotam o mecanismo de técnica e preço em seus critérios de avaliação para aquisições de soluções de porte. A compra fatalmente será por preço, único e exclusivamente como critério de escolha do parceiro vencedor do processo e, muito provavelmente, ninguém se preocupará durante o processo de negociação de voltar ao plano de aquisição ou até mesmo ao modelo contratual prévio obtido em uma das solicitações da RFP na etapa 2 para confrontar propostas comerciais, modelos técnicos com o contrato que será assinado na sequência do processo.

Negociações de serviços ou soluções de tecnologia são complexas porque a validação do que se compra não acontece em um determinado instante de tempo, como um objeto físico que se consegue perceber o item com defeito e que não será aceita na sua entrega. A entrega de uma solução ou serviço de TI é contínua, de longo prazo e a sua validação não é imediata já que os benefícios esperados e que deveriam estar descritos na etapa 1, no plano de aquisição, apenas serão percebidos, após sua completa utilização e que se completa dentro das 8 etapas do ciclo de vida de um contrato de tecnologia.

Então, o processo de negociação necessita envolver, obrigatoriamente, muitos atores da organização, a começar pelo jurídico, compras, TI e muito importante, a área de negócios. A decisão de uma solução de alta complexidade precisa ser do colegiado, sob pena de termos resultados e projetos contratados, mas completamente distorcidos em relação aos interesses que a empresa objetivou.

Existem muitas estratégias e táticas negociais, que podem ser utilizadas nesta fase e que podem ser aprendidas e ampliadas pela própria organização a medida em que aprende o ciclo completo. Aqui, posso dar algumas dicas aos negociadores de TI, que são simples, mas pouco utilizadas:

$1a)       Negocia melhor que lê o contrato antecipadamente: Nunca se deve ir para uma negociação de TI, sem o template do contrato que será assinado na fase seguinte: Muitos negócios passam pela negociação e morrem na mão de um jurídico que desconhece termos técnicos e os objetivos do negócio.

$1b)      Negocia melhor quem sabe ouvir: quanto maior o interesse do negociador, maior o seu autocontrole. Saber escutar, pausar a conversa e ter argumentos convincentes serão peça fundamental para se atingir os interesses do que está descrito no plano de aquisição. Quem escuta, promove o diálogo e a composição.

$1c)       Negocia melhor quem conhece: se as negociações de TI são complexas e recheadas de conhecimento técnico, não há como não ter na mesa de negociação alguém que conheça o plano de aquisição em sua totalidade e possa questionar e negociar itens técnicos fundamentais. Por exemplo: Quantos projetos de TI você já ouvir falar que o fornecedor possui pessoas competentes mas que não consegue cumprir SLA ( nível de acordo de serviços ) ? Tudo isso poderia ter sido resolvido em termos da negociação que elucidassem o modelo de entrega do fornecedor, mas por incompetência, omissão ou desconhecimento não foi tratado. Resultado ? empresa insatisfeita com a sua aquisição, dinheiro no lixo e profissionais desmotivados culpando outros setores. Gira a roda das demissões e o RH enlouquece com o alto turn-over da corporação.

Uma vez que a etapa de negociação escolheu o vencedor, de imediato, passamos a parte da contratação, onde tudo aquilo que a organização vislumbrou no seu plano de aquisição, nos seus objetivos, no tamanho do seu investimento se confrontará com a proposta do parceiro escolhido e que terá que, necessariamente, estar integralmente amparada dentro de um contrato.

Nenhum ponto, nenhuma conversa, nenhuma promessa, nenhum email poderá estar fora deste contrato. E é aqui, novamente, um ponto crucial para o sucesso das etapas seguintes e do ciclo de vida desta tecnologia, que aparecerá a necessidade de um alto grau do senso de auto disciplina, tão debatido em programas 5S, ou programas de qualidade total ( ISO), ou nas melhores práticas de ITIL / COBIT. Uma organização que possue senso de autodisciplina assume a responsabilidade de seguir padrões, melhores práticas de gestão, age e faz. Não tergiversa e não se omite de documentar o que deve ser documentado. Atropela e assina contratos que nunca leram, nunca negociaram e que, em casos de insucesso posterior, lhe deixará nu a frente de um processo judicial de rescisão do negócio.

Não se deveria chamar a atenção destas ou de determinados setores de uma empresa para fazerem o que lhe compete. Eles precisam fazer o que tem que ser feito. É o senso de autodisciplina. Mas, infelizmente, a maior parte das organizações ao contratarem TI falham nesta etapa. Aceitam combinações com fornecedores que não estarão escritas, não redigem cláusulas cruciais que servem para garantir a entrega e a execução do projeto, não cuidam dos detalhes, pois o imediatismo atropela esta etapa e um jurídico mal preparado tecnicamente não consegue olhar o contrato sob a ótica dos interesses do negócio. Apenas cumpre um formalismo jurídico de olhar para cláusulas óbvias que este domina tais como: rescisão, privacidade, foro de eleição, forma de pagamento e cláusula de reajuste. Onde fica o olhar negocial e jurídico das cláusulas e controles sobre níveis de serviço acordados, prazos de validade técnica, propriedade intelectual da customização, metodologia de projeto utilizada, suporte, manutenção, garantias de serviço, migração, transferência de dados, segurança de dados, padrões de conversão, portabilidade de cloud   entre tantas outras básicas e obrigatórias em qualquer contrato profissional de tecnologia ?

Em um trabalho de conclusão, em 2010, de um dos dois MBA que já realizei, explorei muito, qual era o número de projetos fechados de TI , sem contrato, dentro das organizações, no RS (área de abrangência da minha pesquisa). Pasmem: mais de 40% dos CIO´s que entrevistei garantiram que era comum a contratação de projetos e serviços de TI sem nenhum contrato e uma grande parte deles admitia que vários serviços poderiam ser pagos pela área financeira sem que o serviço tivesse sido realmente prestado, pois não tinham nenhum controle do processo em si. Por favor, me digam: Tem como reclamar, depois, que os projetos falham por isso, por aquilo ? Falhamos na contratação, mas quando tudo dá errado e mais fácil apontar o dedo indicador para terceiros, para o fornecedor, para a empresa, mas nunca para si mesmo. É uma equação difícil de resolver, mas necessária, porque a transformação digital fará aumentar o número de contratações de padrões tecnológicos e que deverá atender uma série de requisitos, níveis de excelência e responsabilidades amplas. E quem irá contratar serão as próprias áreas de negócios, que não tem a mínima noção deste artigo ou desta preocupação trazida aqui. Um risco sério as organizações de qualquer porte de perderem muito investimento feito, aumentarem o número de processos judiciais e indenizações, de um lado e de outro, com responsabilização sobre contratações inadequadas e execuções de serviços tecnológicos sem a melhor tecnicidade.

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No próximo artigo, falaremos das 4 últimas etapas do ciclo. Até lá !