Auditoria
Auditoria em Contratos de Licenciamento de Softwares
Existem muitos benefícios distintos quando uma empresa controla e gere seus contratos de licenciamento de software. Uma vez que a empresa tenha dúvidas quanto ao melhor uso e interpretação dos contratos de software em utilização em seu parque é recomendável, de forma preventiva, que se faça uma análise pormenorizada, por fabricante e/ou tipo de software utilizado para garantir que as cláusulas contratuais aceitas estão de acordo com o contratado.
Há 3(três) enfoques a ser dado em uma auditoria de contratos de software: dimensão Juridica ( contratos e interpretação dos contratos dos fabricantes de acordo com os seus diversos modelos de licenciamento), dimensão comercial ( análise de propostas e contratos das empresas que comercializam os contratos) e a dimensão técnica ( como os softwares estão sendo utilizados dentro do parque do cliente);
Há, hoje, exemplos gritantes de casos onde uma variação no clock do processador de um equipamento, um número serial em duplicidade ou até mesmo um acesso remoto ao servidor da empresa, por um terceiro, pode gerar uma violação contratual e que pode, em uma negociação maior, levar ao constrangimento e a um total fragilidade em uma negociação com um fabricante de software. Se um cliente pretende economizar, nos investimentos em TI, é prudente e altamente recomendável, se preparar através de uma fotografia antecipada ( auditoria) em seu parque, de acordo com a tecnologia desejada.
Em média, para um parque de 500 equipamentos, a coleta dos dados dos softwares em uso ( inventário) , com identificação de todos os usuários, pode levar de 2 a 3 semanas. Além disso, é altamente recomendável, que a organização reuna, pelo menos, os últimos 10 anos, de documentos fiscais, contratos de softwares, notas fiscais de aquisição de hardware vinculados a softwares, tais como impressoras, desktops, notebooks, tablets, smartphones, etc.. para que a primeira fotografia seja realizada com alguma confiabilidade e credibilidade.
Aquilo que grande parte do mercado, de forma quase juvenil, chama de SAM ( Software Asset Management), na sua maioria das vezes, dentro das organizações, não passa de um inventário, com foco em uma única linha de produtos e uma análise singela da quantidade de licenças, sem análise final, jurídica, dos contratos de software. Muitas vezes, com o único e tão somente intuito de comercializar mais licenças. Em outros casos, muitas vezes, realizadas por técnicos de TI, sem conhecimento basilar de Direito de Software e sem avaliação e interpretação dos próprios contratos, já assinados, muitas vezes, eletronicamente. Porque é importante esta diferenciação ? porque realizar um verdadeiro SAM, na sua inteira concepção da metodologia, engloba desde a análise do processo de contratação, passando pela interpretação de TODOS os contratos de software que organização utiliza ( TODOS, e não apenas de um ou dois ), inventário periódico das tecnologias instaladas até a gestão completa dos contratos em uso, como controle de índices de reajuste, datas e períodos de renovação e licenças recebidas em períodos de transição ( um dos grandes descontroles de todas as organizações). E isso leva tempo ou aliás, muito tempo, se o trabalho realmente tiver o objetivo de melhorar o processo de aquisição de contratos de TI das organizações.
Quanto mais as organizações entregarem seus parques de TI, para os próprios fabricantes de software auditarem, tanto mais gastarão com novos contratos. Só não vê isso, quem não é gestor ! Então, Srs. Gestores, por favor, previnam-se e comecem a controlar seus parques de ativos, meçam uso, leiam os contratos de software, interpretem e negociem melhor. Faz bem para o bolso de todos.